Hoe het werkt
De route van één PDF.
Elk document doorloopt dezelfde vijf stappen. Scroll mee met een document van binnenkomst tot aflevering en zie waar Datuvo zelf beslist, waar een medewerker meekijkt en hoe het resultaat in je systeem landt.
01
Een PDF komt binnen
De factuur komt binnen via een mailbox, een scanner, een gedeelde map of een upload. Datuvo maakt er een registratie van met een nummer, de afzender, het tijdstip en een status. Vanaf nu is altijd terug te vinden wat er met dit document is gebeurd.
02
Datuvo weet wat het is
Voordat er iets wordt uitgelezen, staat vast om welk documenttype het gaat: een inkoopfactuur, een pakbon, een orderbevestiging, of een type dat jij zelf hebt gedefinieerd. Daarmee is ook bepaald welke gegevens eruit moeten en waar het resultaat naartoe gaat.
03
Uitlezen op basis van jouw beschrijving
Voor dit documenttype heb je één keer beschreven welke gegevens je wilt: factuurnummer, datum, vervaldatum, totalen, de regels. Datuvo zoekt die gegevens zoals een medewerker dat zou doen: op betekenis, niet op positie. Opmaak, taal en afzender maken niet uit. Een scan zonder tekstlaag ook niet.
04
Controle waar het telt
Zijn alle verplichte gegevens gevonden en is Datuvo er zeker van, dan gaat het document direct door. Ontbreekt er iets, of is een waarde onzeker, dan gaat precies dat document naar een medewerker. Die ziet de PDF links en de gevonden gegevens rechts, bevestigt of corrigeert, en keurt goed. De rest van de stroom loopt ondertussen gewoon door.
05
Afgeleverd in het formaat dat jouw systeem verwacht
Het resultaat is een gestructureerd bestand in precies de indeling die je hebt vastgelegd voor dit documenttype. Eén PDF in, één bestand uit, klaar voor je ERP, je boekhouding of de volgende stap in je proces. Alles is terug te herleiden naar het originele document.
Stap 1
Via de kanalen die je al gebruikt.
Datuvo haalt PDF's op waar ze nu al binnenkomen: een mailbox waar leveranciers naartoe sturen, een scanner die naar een map schrijft, een gedeelde locatie, of een handmatige upload. Elk kanaal is gekoppeld aan een documenttype, zodat een factuur altijd als factuur wordt behandeld en een pakbon als pakbon. Je hoeft niets te sorteren voordat Datuvo ermee aan de slag gaat.
Stap 2
Jij bepaalt de documenttypen.
Een documenttype is een beschrijving van wat je uit een soort document wilt hebben. Inkoopfacturen zijn het bekendste voorbeeld, maar het werkt net zo voor pakbonnen, orderbevestigingen, vrachtbrieven, keuringsrapporten of cv's. Je maakt een documenttype aan, beschrijft de velden in gewone taal en koppelt er een uitvoerformaat aan. Vanaf dat moment weet Datuvo wat het met elk document van dat type moet doen.
Stap 3
Op betekenis, niet op positie.
Klassieke herkenning wil weten waar iets staat. Datuvo wil weten wat iets is. "Het nummer waarmee de leverancier deze factuur identificeert." "De datum waarop betaald moet zijn." "Elke regel met een omschrijving, aantal en bedrag." Met die beschrijvingen leest Datuvo elke PDF, ook als de afzender nieuw is, de opmaak is veranderd of het document in een andere taal is.
Scans zonder tekstlaag, gedraaide pagina's en handgeschreven aanvullingen leest Datuvo op dezelfde manier. Per gevonden waarde is vastgelegd hoe zeker Datuvo is. Gaat het bij één afzender structureel anders, dan leg je dat voor die ene afzender vast, zonder de rest te raken.
Stap 4
Een medewerker ziet alleen wat aandacht vraagt.
Per documenttype leg je vast wanneer een document zonder tussenkomst door mag: welke velden verplicht zijn en hoe zeker Datuvo moet zijn. Voldoet een document daaraan, dan gaat het rechtstreeks naar de aflevering. Dat is de meerderheid.
De rest komt in een reviewscherm: links de PDF, rechts de velden met de gevonden waarde of de melding dat een veld niet is gevonden. De medewerker bevestigt, corrigeert of vult aan, en keurt goed. Elke correctie wordt vastgelegd, zodat later te zien is wat Datuvo vond en wat een medewerker heeft aangepast.
Stap 5
Een bestand dat je systeem meteen begrijpt.
Per documenttype leg je vast hoe het resultaat eruit moet zien: welke velden, in welke volgorde, onder welke naam, en hoe regels worden weergegeven. Datuvo zet elk goedgekeurd document om naar precies dat formaat en zet het klaar op de plek waar je ERP, boekhouding of volgende applicatie het ophaalt. Eén document in, één bestand uit, altijd in dezelfde structuur. Wat afgeleverd is, blijft terug te vinden bij het originele document.
Het document
Elk document heeft één plek waar alles staat.
Van binnenkomst tot aflevering doorloopt een document een vaste reeks statussen. Per document zie je welk type het is, van welke afzender, wat er is gevonden, wat een medewerker heeft bevestigd of aangepast, en wat er is afgeleverd. Een vraag vanuit de organisatie of een controle achteraf is daarmee in één scherm te beantwoorden.
Ter controle is alleen voor documenten waar Datuvo over twijfelt. De rest gaat rechtstreeks van Uitgelezen naar Afgeleverd.
Zien wat Datuvo uit jouw PDF's haalt?
Neem een paar documenten mee zoals je ze nu ontvangt. We beschrijven samen de velden, laten Datuvo lezen en tonen het bestand dat eruit komt.
Of stuur een mail: info@hupsen.com