Datuvo

VOOR WIE

Veel afzenders, veel opmaak, veel PDF's.

Datuvo is gemaakt voor organisaties waar documenten van buiten een dagelijkse stroom zijn, en waar die stroom nu wordt opgevangen door medewerkers die hun tijd wel ergens anders aan kunnen besteden.

PROFIELEN

Vier situaties waarin Datuvo het verschil maakt.

De administratie met honderden leveranciers

Inkoopfacturen komen binnen van verschillende (buitenlandse) leveranciers. Een deel elektronisch, de rest als PDF per mail. Elke factuur moet in het systeem met nummer, datums, bedragen en regels, en elke leverancier doet het net even anders. Datuvo maakt van al die facturen één stroom met dezelfde velden.

Wie er dagelijks mee werkt: crediteurenadministratie, financieel medewerkers, controllers.

De logistieke afdeling met pakbonnen en vrachtbrieven

Bij elke levering horen documenten: pakbonnen, vrachtbrieven, douanepapieren. Ze komen mee met de chauffeur, worden gescand en moeten gekoppeld aan een order of ontvangst. Nu is dat overtikken vanaf een scan. Datuvo haalt de nummers, aantallen en datums eruit en zet ze klaar voor de ontvangstboeking.

Wie er dagelijks mee werkt: magazijnmedewerkers, logistiek planners, expeditie.

De HR-afdeling met cv's en personeelsdocumenten

Sollicitaties, cv's, diploma's en contracten komen binnen als PDF, elk in een eigen opmaak. De gegevens die HR nodig heeft, zoals naam, contactgegevens, opleiding en werkervaring, worden nu met de hand overgenomen in het personeels- of wervingssysteem. Datuvo haalt ze eruit, ook uit een cv dat niemand eerder heeft gezien, en levert ze af in de structuur die het systeem verwacht.

Wie er dagelijks mee werkt: recruiters, HR-medewerkers, personeelsadministratie.

Het administratiekantoor met documenten van veel klanten

Tientallen klanten, elk met eigen leveranciers en eigen documenten, en alles komt binnen als PDF. Per klant een sjabloon inrichten is niet te doen. Datuvo werkt met één beschrijving per documenttype die voor alle klanten geldt, en levert per klant af in het formaat dat hun administratie verwacht.

Wie er dagelijks mee werkt: assistent-accountants, administratief medewerkers, relatiebeheerders.

WAAROM PDF

Koppelingen zijn er. PDF's blijven komen.

Elektronische uitwisseling van facturen en orders groeit, en dat is goed. Toch blijft er in elke organisatie een stroom documenten die als PDF binnenkomt, en die stroom droogt de komende jaren niet op. Datuvo is er voor precies dat deel.

  • Kleine of buitenlandse afzenders die geen elektronisch formaat gebruiken en dat ook niet gaan doen.
  • Documenten waar geen elektronische standaard voor bestaat: pakbonnen, vrachtbrieven, keuringsrapporten, certificaten.
  • Afzenders die wel zouden kunnen, maar hun facturen nu eenmaal per mail sturen omdat dat altijd zo ging.
  • Een proces waarbij er nog steeds papier wordt gebruikt en gescand moet worden.

HERKEN JE DIT

Drie van de vijf is genoeg.

Deze punten horen we het vaakst in de eerste gesprekken. Herken je er drie, dan is een demo de moeite waard.

  • Je ontvangt maandelijks honderden of meer PDF's van tientallen verschillende afzenders.
  • Iemand in het team is een deel van de werkweek bezig met overtikken en nakijken van documenten.
  • Een nieuwe leverancier of een gewijzigde lay-out betekent opnieuw inrichten of terugvallen op handwerk.
  • Foute overname van bedragen, datums of nummers komt pas aan het licht als ze al in het systeem staan.
  • Bij een vraag over een document is niet meer te achterhalen wat er is herkend en wat iemand heeft aangepast.

REKEN HET UIT

Hoeveel uur gaat er nu in het uitlezen van PDF's zitten?

Vul in wat bij jullie ongeveer geldt. De uitkomst is een schatting in uren, geen bedrag.

1.500
40%
5 min
30%
3 min
0

uur per jaar aan het uitlezen van PDF's

0

werkweken

0,5

fte

Tijd van administratief en logistiek medewerkers die niet naar het echte werk gaat.

Bespreek dit in een demo

Schatting op basis van jouw invoer. Wat Datuvo hiervan wegneemt, hangt af van je documenten en je inrichting; dat rekenen we in de demo door.

JE DOCUMENTEN

Mogen je documenten het pand niet verlaten?

Dan draait Datuvo op een AI-model in eigen beheer, binnen jouw interne omgeving. Wil je dat niet inrichten, dan gebruikt Datuvo een eigen intern AI-model. De werking en de inrichting zijn in beide gevallen gelijk; je kiest wat bij je organisatie past.

Herken je je organisatie?

Dertig minuten, jouw PDF's, ons werkscherm. We laten zien wat Datuvo ermee doet.

Plan een demo

Of stuur een mail: info@hupsen.com